摘要：
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公司印章、证照是公司对内对外行使权利的标志，是公司经营活动中行使职权的重要凭证和工具，也是公司意愿执行的法律体现。
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在投后管理过程中，证、章、照是监管的核心手段，但由于其常规性、必要性，使得证章照的使用频率极高。尤其是房地产项目的投后管理，因房地产项目建设周期长、涉及范围广以及受政府部门监管等多因素限制，很多业务时常需要外带证章照办理，比如政府业务、银行业务、工商、税务及法务等。正因如此，证章照的监管难度也大大提升，监管过程中风险漏洞出现的概率也相应增加。
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证章照外带管理，难度在于需要保证外带物品在视线范围内，确保用印资料及所办事项，符合监管要求，严防被监管方夹带私货钻空子。所以了解并熟悉证章照外带的业务类型及操作规范是至关重要的。熟悉业务类型，可以避免被监管方开通不利于或逃避监管的业务、功能，最大限度避免风险的出现。熟悉并牢记证章照外带原则及操作规范，不予被监管方可乘之机是证章照外带管理的核心。
一、证章照外带分类（以房地产项目为例）
证章照外带事项类型按项目公司各部门职能不同，可分为五类：
(一)财务类：1、银行账户开立、注销、变更、办理网银盾等业务需外带营业执照、开户许可证以及公章、财务章、法人章等预留印鉴；2、办理税务需外带公章；3、发票购置、收据盖章外带财务章；4、其他因特殊事项需外带用印的情况。 (二)工程类：1、办理工程类证件及规划手续需外带营业执照、资质证书、公章、法人章等；2、工程合同签订外带公章或合同专用章、法人章等；3、城市建设档案馆存档业务外带公章；4、大批量工程图纸的用印外带公章；5、其他因特殊事项需外带用印的情况。 (三)营销类：1、因客户集中签约，需批量用印商品房预售合同及相关资料，外带公章、合同章、法人章；2、退装修款、面积差等补充协议外带公章；3、提供给业主的通知（延期交付通知书、住宅质量保证书、使用说明书、交付使用通知书等）外带公章；4、办理销售许可证外带营业执照、不动产权证、建设工程规划许可证等；5、其他因特殊事项需外带用印的情况。 (四)行政类：1、营业执照法人及注册地址变更外带旧营业执照、公章、法人章等；2、市场管理局解决投诉问题外带公章等。
(五)法务类：1、诉讼开庭外带五证等资料作为证据。
二、证章照外带基本原则
在具体的投后管理工作中，往往会发生临时、紧急及特殊的的事项需要外带证章照，因此要灵活应对，但原则必须是确保证章照处于监管之中，避免风险的发生。 （一）非必要不外带：对于外带事由，要充分了解其真实业务需求，评估其外带的必要性，坚持非必要不外带原则。 （二）确保监管物品在视线范围内：证章照需投后人员全程随身携带并亲自办理，确保监管物品无被替换的风险。 （三）确保所办事项及用印材料符合投后监管要求：证章照使用前需核实办理业务，文件用印前需核实是否是已审批文件，避免被监管方违规用印未过审文件。 （四）确保办理事项及用印材料留痕：业务办理完结如有回执需留痕，盖章文件需扫描或者拍照留痕，以便后续能通过留痕查询业务办理情况。 （五）确保外带证章照物品安全：外带过程中，需全程保管好管物品，防止因为粗心不谨慎，导致外带监管物品遗失。 （六）确保外带证章照“完璧归赵”：外带事由不论是否完成，当日必须带回并第一时间放回保险柜中，不得垮时间留滞在外，导致不可控风险发生。
三、证章照外带风险案例解析
某项目竣工交付后，向房管局申请办理现房销售许可证，需外带不动产权证及规划许可证做原件核验，其房管局经办人员要求收押原件，直至业务办理完结。在办理过程中我方发现，被监管方经办人与房管局经办人员关系熟络，我监管机构为规避风险，特向房管局经办人员作出提示，核验的不动产权证及规划许可证原件为债权人的共管物品，领取原件需我方人员和被监管方人员共同在场，防止被监管方单方面私下领取，乘空档期做出损害债权人利益的举动。后因被监管方存在投诉及房管局领导换届等情况，证照原件收押在房管局已长达3个月左右，在此期间我方多次跟进督促解决。但事后得知，房管局人员在我方未在场的情况下，提前将原件交予了被监管方经办人，我方立即要求进行原件核验，并在房管局核查是否办理其他业务，查询不动产权证是否被违规抵押，确认无误后将原件取回，及时放入共管保险柜。 风险点1：外带行为本身带来的不确定性，比如遗失、被盗等极端情况。 风险点2：房管局长时间收押不动产权证及规划许可证原件，此举时间不可控，长时间不在我监管机构的视线和监管范围内，存在较大不确定性隐患。 风险点3：被监管方经办人员与房管局人员关系熟络，在明确了我监管人员和被监管方人员均为此事的经办人，且告知其需要在双方同时在场时，才能接收原件的情况下，还是出现了因双方关系熟络，而提前交给了被监管方经办人员的行为。被监管方取得不动产权证及规划许可证原件后，有可能已单方面用于其他事项，这其中有房管局经办人员对行政管理制度执行不规范的可能，也有经办人员之间相互勾结的可能，我监管机构无法单方面杜绝其发生。 通过以上外带案例可知，外带证章照的风险不确定性因素较高，往往有可能出现监管人员无法掌控的情况。因此，在被监管方申请证章照外带事宜时，需秉持非必要不外带的投后监管基本原则，判断外带的必要性，确认为必须外带事项的再进行外带申请和执行。在确认外带的情况下注意落实以下几点：1、外带全程陪同办理业务，确保外带物品不脱离视线。在业务办理过程中，仔细核查用印资料是否符合监管要求，避免办理或开通不受监管的业务或功能，以及避免出现用印文件有夹带及与申请事项内容不符的情况。2、了解并熟悉所办业务流程、时间、条件及要求，做到心里有数，另外保存好业务受理回执，及时跟进业务办理情况及进度。3、对外带证章照所办事项涉及的所有资料进行存档，包括用印资料、办理回执、受理单据等。
4、因办理柜台业务需外带证照原件做原件核验的，需查验所办理业务的授权申请文件，后续业务办理完结如有回执文件需留痕。
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结束语：证章照管理是投后管理的关键手段之一，证章照外带管理又是整个投后管理过程的重要环节。在整个监管过程中，特殊、紧急事项时常发生，在证章照外带过程中也同样如此，这就需要我们树立良好的风险防控意识，做好风险预警判断，及时堵住风险漏洞，同时将投后管理理论知识和实际操作相结合，严格按照监管要求及投后管理基本原则执行，兼顾外带物品的安全与被监管公司的正常运营。
